Microsoft Word là một trong các phần mềm ứng dụng được người dùng sử dụng nhiều nhất trong bộ Office của Microsoft, các định dạng file cũng khá nhiều, sau đây là một số định dạng mà chúng ta hay gặp nhất:

RTF
(RTF), có nguồn gốc xuất phát từ cụm từ "Universal Word-Processing Format" (định dạng word chung). Sở dĩ gọi là Rich Text Format là vi nó được hỗ trợ bởi gần như tất cả các trình xử lý văn bản. Không giống như định dạng plain text, nó vẫn giữ lại các thông tin định dạng cơ bản như cỡ font và style của tài liệu.

PDF
PDF là viết tắt của Portable Document Format - định dạng văn bản của Adobe. Đây cũng là định dạng phổ biến và có thể mở được bằng một số chương trình, trong đó phổ biến nhất là Adobe Reader. PDF phù hợp với người dùng muốn tạo các tài liệu chỉ cấp quyền đọc (read-only). Việc chỉnh sửa trên các tài liệu ở định dạng này là rất khó khăn. Do đó, PDF phù hợp với nhu cầu xuất bản tài liệu online. Hầu hết các trình duyệt hiện nay đều có công cụ tích hợp để xem trực tiếp các văn bản PDF mà không cần phải tải về máy. Hiện nay, phiên bản MS Office đã hỗ trợ lưu văn bản với định dạng PDF.

Plain Text (văn bản thô)
Đúng như tên gọi, định dạng này chỉ lưu lại chữ viết của văn bản. Đây là định dạng có thể bạn cần dùng để xuất văn bản cần dùng để import vào các chương trình khác như công cụ blog hoặc trình biên tập chữ viết.

Word 97-2003 Document
Bạn sử dụng phiên bản Word 2010 nhưng đôi khi những người mà bạn trao đổi văn bản vẫn đang dùng phiên bản 2003. Do đó, nếu bạn lưu tài liệu với định dạng mặc định của Word 2010, Word 2003 sẽ không thể mở được tài liệu đó trừ khi bạn sử dụng trình công cụ chuyển đổi cũng của Microsoft. Rất may là bạn có thể chỉ định word 2007 hoặc 2010 lưu mặc định định dạng Word 97-2003 Document giúp bạn giải quyết vấn đề này.

Microsoft Word sử dụng định dạng độc quyền của nó. Ở các phiên bản từ 2003 trở về trước, đó là định dạng .doc. Từ phiên bản 2007 trở đi, Microsoft chuyển sang sử dụng định dạng .docx. Các trình xử lý văn bản khác cũng có chuẩn của riêng chúng. Ví dụ như OpenOffice Writer dùng OpenDocument hoặc ODF. Kingsoft Writer có định dạng của riêng mình là WPS.

Tuy nhiên, may mắn là các chương trình xử lý văn bản này cho phép người dùng lưu tài liệu với nhiều định dạng khác nhau. Do đó, người dùng có thể dễ dàng mở một tài liệu được chỉnh sửa trên 1 chương trình này bằng một chương trình khác.

NGUYỄN HỮU LƯƠNG