Rèn luyện kỹ năng

5 W và 1 H là một phương pháp tư duy logic trong công việc và không có một quy chuẩn chung nào, tùy thuộc mỗi người ứng dụng và sẻ mang lại hiệu quả tốt trong công việcGiới thiệu phương pháp không mới, luôn gắn chặt chẽ với những hoạt động của chúng ta, giúp chúng ta tư duy theo một Logic để giải quyết những vấn đề mang lại hiệu quả, tiết kiệm, và phương pháp nầy đã gắn với tôi nhiều năm qua đều mang lại hiệu quả cao, vì vậy khẳng định rằng đến nay phương pháp nầy chưa bao giờ cũ. Phương pháp đó chính là 5w1H viết tắt bới các từ tiếng anh như sau: 5W = what + who + where + why + who; 1H = How.
What?  (Cái gì?)
Where?  (Ở đâu?)
When?  (Khi nào?)
Why?  (Tại sao?)
How?  (Như thế nào?)
Who?  (Ai?)
 Khi chúng ta xây dựng một chương trình hoạt động hay một kế hoạch công việc cho dù qui mô nhỏ thì cũng cần triển khai các bước theo phương pháp nầy. Không nhất quán phải theo trình tự 5 W như của tôi trình bày, mà có thể quán chuyển vị trí cho nhau. Xin được chia sẻ thông tin và cùng tham khảo công việc xây dựng kế hoạch kiểm tra như sau;
1) WHAT: Cái gì?
Mỗi ngày, chúng ta phải biết mình cần làm việc gì, sự kiện nào thực hiện cho ngày hôm nay. Khi chúng ta xây dựng kế hoạch hoạt động thì điều đầu tiên là phải biết mình làm cái gì, tức là tiêu đề của kế hoạch. Đó chính là tên của công việc hay sự kiện.
Nếu xây dựng kế hoạch kiểm tra thì phải biết là kiểm tra cái gì ? kiểm tra lĩnh vực nào?; Kế hoạch làm việc thì kế hoạch làm việc trong tuần, tháng, quý hay năm; kế hoạch làm nhà ở . . . , Hãy lấy ví dụ xây dựng kế hoạch kiểm tra công tác phòng cháy, chữa cháy rừng (vậy là công tác PCCCR chính là WHAT, là tên của công việc)
Rõ ràng qua tên của công việc có mối liên hệ với một chuổi công việc kế tiếp theo sau cần làm rõ thêm.
2) WHERE ? Ở đâu ?
Tên công việc đã có rồi thì bước tiếp theo đó chính là vị trí, địa điểm cụ thể xảy ra, nơi cần làm, cần kiểm tra, hoặc là lĩnh vực nào, vấn đề nầy còn liên quan đến lĩnh vực nào khác nữa hay không. Là điểm cần thực hiện nội dung WHAT. Kế hoạch kiểm tra PCCCR được diễn ra ở đâu ? ở ấp, Xã , huyện nào (cụ thể hơn nữa là vị trí, khoảnh, tiểu khu hay tên địa danh cần đến để kiểm tra).
Khi điểm đến được định vị rõ tổ chức kiểm tra PCCCR sẽ giúp chúng ta xác định được thời gian và trang bi những phương tiện phục vụ nào thích hợp, mang lại hiệu quả cao cho chuyến đi.
3) WHEN ? Khi nào ?
Sau khi có chủ đề công việc WHAT và địa điểm tiến hành WHERE thì định vị được thời gian, tức là WHEN (khi nào?). Cần chú ý sau;
a) Chọn ngày và thời gian sao cho tiện lợi để có đủ các thành viên cùng tham gia, hãy chắc chắn rằng thời gian kiểm tra diễn ra không cùng thời điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ như: không tổ chức chuyến kiểm tra PCCCR trong những ngày trùng với  thời gian diễn ra các Hội nghị khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức kiểm tra là những ngày mà nơi đến không có hoạt động nào khác hơn là tiếp đón ta.
b) Vấn đề thời tiết cũng là điều cần quan tâm. Sẽ là thảm họa nếu tổ chức chuyến đi thực địa vào một ngày khi thời tiết có bão hoặc mưa lớn. Vấn đề nầy, chúng ta có thể nhờ vào kinh nghiệm hoặc thông qua chương trình dự báo thời tiết. Hãy tìm hiểu về thời tiết vào ngày diễn ra sự kiện của bạn và có những phương án dự phòng phù hợp.
c) When là yếu tố thời gian có định lượng, thời gian nào bắt đầu làm và thời gian nào kết thúc. Hoặc là vấn đề nầy trước đây có ai nghiên cứu chưa ? có ai kiểm tra chưa ?. . . Yếu tố thời gian có định lượng là giúp bố trí, phân phối nhân, vật, lực theo công việc có tính toán, hợp lý, vừa với sức mình, vừa hợp với kinh phí và thực hiện công việc một cách tiết kiệm. Đồng thời, giúp xóa dần thói quen làm việc thiếu tác phong công nghiệp, xây dựng hoạt động giờ nào việc đó. Như vậy, cũng với ví dụ trên thì đi kiểm tra PCCCR cần tập trung có mặt tại đâu ? lúc mấy giờ sáng kể từ ngày nào đến ngày nào kết thúc.
4) WHY: Tại sao?
Tại sao đề cập đến mục đích tổ chức kiểm tra hoạt động PCCCR hay chống chặt phá rừng hoặc sự kiện nào đó? Hãy để nó bắt nguồn từ những gì chúng ta muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Kiểm tra hoạt động phòng cháy rừng là nhằm nắm chắc 04 tại chổ có sẵn sàng đáp ứng yêu cầu chữa cháy chưa ? hay kiểm tra hoạt động phòng, chống chặt phá rừng để xây dựng các biện pháp bảo vệ rừng tốt hơn, sát thực tế hơn . . .  Như vậy, xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch là rất quan trọng, vì nó cung cấp cho chúng ta các hướng nên tiếp tục như thế nào để hoàn thành mục tiêu một cách tốt nhất. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực. Trong thực tế chúng ta thường lãng phí thời gian rất nhiều và nó rất buồn cười khi luôn nói là học theo tấm gương tiết kiệm của Bác Hồ.
Như vậy thì tại sao phải đi kiểm tra hay phải làm kế hoạch tháng, quý, năm và tại sao phải thành lập bộ phận A, tại sao phải đi kiểm tra PCCCR, tại sao phải nghiên cứu đến vấn đề nầy để giải quyết được cái gì tiếp theo . . . Nói cách khác là kiểm tra PCCCR nhằm mục đích gì, mục tiêu là gì ?
HOW: Như thế nào?
Và cuối cùng là công việc đó sẽ được thực hiện như thế nào ? cũng có thể nói là phần nội dung chi tiết của công việc, từng bước thực hiện công việc. Kiểm tra PCCCR được thực hiện như thế nào, bao gồm những việc làm cụ thể gì ? và kể cả việc dự toán kinh phí kèm theo khi triển khai thực hiện để hoàn thành mục tiêu của chuyến đi hay tổ chức sự kiện, đó chính là How (như thế nào?)
5) WHO: Ai ?
Một W cuối là ai làm việc đó, hay ai là người tổ chức vấn đề ấy hoặc ai là người chứng kiến việc đó hay phối hợp với những đơn vị, bộ phận nào để đi kiểm tra PCCCR ? Nói cách khác là thành phần gồm những ai ? WHO (ai?). Xác định WHO còn có ý nghĩa lớn đến xây dựng kế hoạch kinh phí cho chuyến đi, hay kinh phí cho tổ chức sự kiện.
Tóm lại, 5 W và H là một phương pháp tư duy logic trong công việc và không có một quy chuẩn chung nào. Cho dù bất cứ ở đâu, làm việc gì đều có thể ứng dụng phương pháp nầy. Hy vọng qua trao đổi thông tin nầy sẽ góp phần giúp các bạn ứng dụng vào công việc của mình thành công hơn./.

Bành Thanh Hùng

.:: Tổng số truy cập ::.